Офис-менеджмент: Искусство управления пространством, коммуникациями и имиджем

 компетентного офис-менеджера два основных направления работы: организация офисной деятельности и поддержание репутации компании. Специфика этой должности подразумевает совмещение некоторых задач по управлению с представительской функцией, что требует определённого уровня дипломатических навыков. Деятельность офис-менеджера одновременно обращена на взаимодействие с внутренним коллективом (персоналом) и установление контакта с клиентами, а потому найти баланс сложнее, чем кажется на первый взгляд.

День 1

Офис-менеджер в структуре организации
• Виды офисов и их оборудование. Критерии выбора офисного помещения. Параметры офисных зданий классов А, В, С
• Факторы, влияющие на условия труда. Законодательство РФ по охране труда. Эргономика офиса. Организация офисного пространства. Расчет площади служебных помещений.
• Квалификационная характеристика офис-менеджера, его должностные обязанности, компетенции и необходимые навыки
• Содержание основных функций менеджмента. Управленческая деятельность и ее эффективность. Составляющие управленческого процесса, особенности социального управления. Стили руководства и их сравнительная характеристика
• Развитие управленческих навыков. Алгоритм постановки и принятия задач, формула исполнения
• Подчиненный персонал. Обучение и мотивация
• Чек-лист как инструмент обучения, делегирования и контроля исполнения

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса
• Перечень задач, решаемых в рамках функций офис-менеджмента
• Жизнеобеспечение офиса. Оптимизация закупок оргтехники и расходных материалов, методы снижения затрат
• Формула для расчёта страхового запаса
• Предметы первой необходимости
• Планирование и бюджетирование. Приемы повышения эффективности использования ресурсов: нормирование, правильный выбор поставщиков и другие
• Классификация офисной оргтехники. Виды офисных материалов
• Классификация основных офисных программных продуктов и офисной оргтехники. Достоинства и недостатки офисных средств передачи информации
• Оптимизация использования служебного автомобильного транспорта. Обязанности по управлению офисным парком автомобилей
• Организация питания сотрудников

Организационные вопросы взаимодействия с сотрудниками офиса
• Руководство административно-хозяйственной службой. Оптимизация использования технического персонала административно-хозяйственной службы
• Планирование рабочего дня. Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра
• Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам.
• Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями
• Внутриофисные отношения. Манипуляции, проблема моббинга, конфликты в офисе: причины и пути урегулирования. Правила бесконфликтного общения, стратегии поведения. Профилактика конфликта. Действия в конфликтных ситуация

• Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие
• Корпоративная культура и ее влияние на эффективность работы сотрудников

Практикумы:

• Кейс «Подготовка совещания с использованием интеллект-карты»
• Кейс «Определение уровня прокрастинации»

День 2

Повышение эффективности организационных коммуникаций
• Информационное и документационное обеспечение офисной деятельности. Информационные потоки, источники и средства передачи информации. Инструменты офисных коммуникаций. Требования к управленческой информации
• Документационное обеспечение функционирования офиса. Классификация управленческих документов. Нормативная база современного делопроизводства
• Правила оформления основных документов. Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны
• Принципы эффективного документооборота. Виды офисных коммуникаций и их инструменты
• Внешняя и внутренняя переписка. Служебные письма (просьбы, предложения, отказы, гарантийные, сопроводительные и другие)
• Преимущества и недостатки устных и письменных коммуникаций. Коммуникационные барьеры и способы их минимизации
• Взаимодействие с руководством, подчиненными и другими партнерами по общению. Средства и стили общения. Правила убеждения
• Рекомендации по эффективному использованию времени. Приоретизация. Матрица Эйзенхауэра

Практикум «Работа над ошибками в оформлении документов системы ОРД»

Профессиональный имидж сотрудников компании. Особенности культуры делового общения
• Специфика и особенности делового общения. Неформальные и официальные отношения в коллективе. Особенности и различия
• Факторы, влияющие на внешнее впечатление и репутацию организации
• Основные деловые и личные качества офис-менеджера
• О чем нужно всегда помнить, чтобы произвести на собеседника «правильное» впечатление?
• Самопрезентация. Формирование первого впечатления
• Как сформировать свой положительный невербальный имидж?
• Этикетно-запретные сигналы невербального общения
• Жесты, позы, мимика, голос, дистанция, взгляд — как всем этим управлять?
• Межличностное пространство в деловых контактах. Зоны общения (личная, дружеская, публичная)
• Особенности общения в организации: мужчины и женщины, коллеги, начальник-подчиненный
• Правила эффективного взаимодействия с вышестоящим руководством, коллегами, подчиненными
• Взаимодействие с партнерами сторонних организаций, VIP-персонами, посетителями
• Эстетические стандарты оформления рабочего места, их влияние на этику деловых отношений

Практикум «Ситуации (разбор). Ваш положительный невербальный имидж»

День 3

Культура речи как необходимая составляющая профессионального имиджа
• Основные правила культуры речи
• Культура диалога. Монолог
• Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу. Как деликатно сказать «нет»
• Неформальная беседа small talk — обязательная часть всех деловых и неофициальных встреч
• Запретные темы. Позитивные темы
• Рекомендации для публичного выступления
• Для чего говорят комплименты в деловой среде. Что такое правильный комплимент

Основные правила делового этикета
• Правила делового этикета в служебных отношениях. Субординация
• Правила приветствия, представления, знакомства. Рукопожатие, поцелуи, объятия в деловой среде. Что и когда можно и нельзя
• Обращение
• Визитная карточка, особенности вручения и использования. Основные функции визитной карточки
• Деловые подарки, бизнес-сувениры. Что и как дарить, нежелательные подарки
• Правила хорошего тона для приема посетителей
• Деловые встречи. Подготовка к деловой встрече и беседе
• Правила сопровождения посетителя организации
• Правила рассадки за столом
• Правила рассадки в автомобиле

Практикум «Прием посетителя»

Габитарный имидж делового человека. Dress-code
• Значение дресс-кода в корпоративной культуре компании
• Создание правильного визуального имиджа — значимая часть успешной деятельности организации
• Основные стили одежды. Деловой стиль, вечерний, свободный, спортивный
• Одежда деловой женщины. Одежда делового мужчины
• Фасон, цвет, эстетические требования. Ошибки, которых следует избегать при оформлении внешности
• Одежда для приемов
• Что приемлемо и что запрещено для деловых мужчин и женщин. Прическа, парфюмерия, косметика

Телефон. Специфика делового общения по телефону
• Особенности делового телефонного разговора. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
• Композиция телефонного разговора
• Основные методы достижения результативности. Практические рекомендации. Мобильный этикет

Основные правила подготовки и организации деловых встреч, переговоров, совещаний, мероприятий, презентаций
• Специфика деловых мероприятий в компаниях и организациях. Основные виды деловых встреч
• Особенности организации презентаций, приема деловых партнеров и делегаций
• Правила поведения на различных приемах. Приемы самообслуживания и приемы с обслуживанием
• Корпоративные мероприятия. Правила этикета для сотрудников
• Сервисное обслуживание деловых встреч
• Правила сервировки. Порядок и очередность обслуживания. Как подавать чай, кофе

Практикум «Гостеприимство в офисе»